·         Establece procesos de integración de datos con sistemas internos para automatizar la emisión y recepción de todas las facturas.

·          Rastree los estados de las facturas, realice seguimientos de auditoría y vea los archivos adjuntos en formatos XML y PDF.

·         También obtendrá visibilidad de las facturas y los estados de los informes, todo dentro de una plataforma, para que su equipo pueda minimizar los errores, riesgos y monitorear las facturas aprobadas y rechazadas por la Dian.

·          Envía una petición cada 10 minutos o manualmente se puede consultar desde el botón “respuesta documento” en caso de que no sea aceptada por la Dian.

·         No tiene que pagar por facturas enviadas solo por el mantenimiento del conector

Esto permite a los usuarios probar el flujo de trabajo completo y la integración con el portal de test , al que se puede acceder

Una vez que Odoo y Directo Dian estén completamente configurados y listos para la producción, el entorno de prueba se puede deshabilitar.

  Identificación Contacto

Como parte de la Localización Colombiana, los tipos de documentos definidos por la DIAN ahora están disponibles en el formulario de Contactos, por lo cual ya es posible asignarles su número de identificación asociado al tipo de documento correspondiente.

Nota: Cuando el tipo de documento es RUT la identificación necesita ser ingresada en Odoo incluyendo el Dígito de Verificación. Odoo separará este número cuando la información sea enviada a los proveedores terceros.

Estructura Fiscal (RUT)

Los Códigos de tipo de Obligación aplicables a los terceros (sección 53 en el documento de RUT), son incluidos como parte del módulo de Facturación Electrónica, dado que es información requerida por la DIAN

Una vez que toda la información principal y las credenciales han sido configuradas, es posible empezar a probar el flujo de la Facturación Electrónica siguiendo las instrucciones que se detallan a continuación:

Creación de facturas

El flujo de trabajo funcional que lleva lugar antes de la validación de una factura continúa siendo igual con Facturación Electrónica, independientemente de si es creada desde una Orden de Venta o si es creado manualmente.

Los cambios principales que son introducidos con la Facturación Electrónica son los siguientes:

Hay tres tipos de documentos

• Factura electrónica. Este es el documento normal y aplica para Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito.

• Factura de Importación. Debe ser seleccionada para transacciones de importación.

• Factura de Contingencia. Esta es un caso excepcional y es utilizada como un respaldo manual en caso de que la compañía no pueda usar el ERP y hay necesidad de crear la factura manualmente. Al ingresar esta factura en el ERP, se debe seleccionar este tipo.

Validación de facturas

Después que la factura fue validada, un archivo XML es creado y enviado automáticamente al proveedor de la factura electrónica. Este archivo queda consignado en la pestaña “Facturación Electrónica”.

 

Adicionalmente se mostrará el estado de la factura electrónica como “Hecho”

Recepción de XML y PDF legales

El proveedor de la Factura Electrónica recibe el archivo XML y procede a validar la información y la estructura contenida. Si todo es correcto, el estatus de la Factura cambia a “Hecho”. Como parte de este proceso se generar el XML Legal, el cual incluye una firma digital y un código único (CUFE) y generan el PDF de la Factura (el cual incluye un código QR) y el CUFE.

Odoo envía una petición cada 10 minutos o manualmente se puede consultar desde el botón “respuesta documento”.
     

• El XML Legal será incluido en un archivo ZIP.
  
  

  

El estatus de la Factura Electrónica es cambiado a “Hecho”.

Informes DIAN

Podrá validar la información y estado de la facturación electrónica, para generar los respectivos informes en el menú principal seleccionar “Clientes” y elegir la opción “Documentos DIAN”.

 

 

Allí podrá validar las facturas procesadas y pendientes por procesar.